Projekte planen

Ich habe häufig die Frage gestellt bekommen, dass ich z.B. bei einem Steering-Komitee-Meeting den Projektplan auflegen soll.

Für den Kunden ist das eine verständliche Anfrage, denn er interessiert sich für das Projekt und will deshalb wissen wann irgendwas fertig ist, ‚warum das solang dauert‘ und ob man es nicht ‚kürzer‘ hinbekommt. Eine blose Aussage des Projektteams wird da nicht gerne einfach aktzeptiert und dashalb soll die Detailplanung aufgelegt werden.

So eine Darstellung des detailierten Ablaufplans (Gantt) hab ich natürlich immer gerne beantwortet, wobei die Resultate für den Kunden dann oft nicht so waren wie er es vielleicht vermutet hat. Da der Kunde in der Vergangenheit häufig ein Excel Sheet oder eine Powerpoint Folie vorgelegt bekommen hat ist so ein detailierter Projektplan schon eine andere Nummer.

Das der Kunde so einen Plan zunächst einmal nicht versteht muss einem klar sein. Das wäre wie wenn der Radiologe ihnen eine Aufnahme zeigt und erwartet das Sie sofort verstehen was er ihnen da vorlegt. (Leider tendiere ich selber auch zu den Menschen die auch gerne mal vergessen das Fachchinesisch wegzulassen)

Bloses zeigen eines Gantt- oder Pert-Planes führt nur zum Frust, denn der Entscheider sieht nicht die Zusammenhänge. Darstellen auf der Metaebene macht aber häufig auch keinen Sinn, da hier Entscheidungen auf falschen Annahmen getroffen werden können. Was tun ?

Ich hole jetzt erstmal etwas aus und komme später zu der Lösung ….

Das Projektmanagement ganz generell jongliert mit 4 Komponenten. Die drei Wichtigsten sind Zeit, Ressourcen und Budget. Dazu kommt dann noch ‚Qualität‘. Alle stehen in Beziehung zueinander. Wenn ich in einem Projekt Zeit benötige um etwas schneller abzuschließen, dann kann man die ggf. durch zusätzliche Ressourcen ‚kaufen‘. Eine Task wird dann eben von 2 Mitarbeitern gleichzeitig, also theoretisch doppelt so schnell erledigt. Das selbe geht mit den anderen 3 Elementen. Machen Sie an einer Seite eine Änderung, dann wirkt diese sich sofort auf alle Anderen aus.

Das ist es, was einen guten Projektleiter von tumben Excel-Akrobaten unterscheidet. Ein Projektmanger der sein Handwerk versteht, sieht die Zusammenhänge und wenn ein Plan Zusammenhänge nicht managen kann (wie z.B. Excel oder Powerpoint), dann ist ein solcher Projektplan ziemlich wertlos. Er unterstützt keine ‚Entscheidungsfindung‘.

Ungeachtet davon ist Excel udn Powerpoint selbstreden sehr gut für andere unterstützende Maßnahmen im Projektmanagement geeignet. 8Worauf ich hier aber nichtw eiter eingehen will)

In einem gut gepflegten Projektplan, in dem alle Ressourcen und alle Abhängigkeiten eingegeben sind können sie sofort eine Änderung sehen wenn sie diese eingeben.

Lösung ….

Auch wenn der Kunde nicht gleich einen MS-Projekt Plan versteht, so kann ich im Steering-Meeting dennoch aufzeigen wie die derzeitige Situation ist (bei ausgeblendeten Sub-Tasks z.B. ist das auch übersichtlich) und wenn der Kunde sagt ‚warum verschieben wir nicht diese Aufgabe dahin‘ dann kann ich ihm sofort die Auswirkung zeigen. Interessiert er sich für die Warum & Weshalb Fragen, dann macht man besser eine eigene Session daraus.

Das kann manchmal sehr hilfreich sein. In einem Upgrade Projekt habe ich z.B. eine ganze Woche mit dem Kunden die Planung durchgearbeitet. Wir haben jede Detailfrage behandelt und zuletzt war der Projektverlauf und der Plan zu 98% identisch. In Bezug auf Dauer, der eingesetzten Mitarbeiter, der Kosten und der gelieferten Qualität.

Schließlich ist das doch die Domäne des Projektmanager, Dinge detailiert zu planen, deren Einhaltung zu steuern und Aussagen treffen zu können wer wann etwas erledigt, was etwas kostet und wann es fertig ist. Auch wenn diese Aussagen nicht immer gern gehört werden so sind sie bei einem erfahrenen Projektmanager immer verlässlich !

Voraussetzung ist das ein Projektplan auch detailiert und korrekt erstellt wurde. Hier aber trennt sich dann die Spreu vom Weizen. 80% der PMs die ich kennengelernt haben benutzen MS-Projekt wie ein Alibi und wie Excel. Da kann ich es dann auch gleich bleiben lassen ….

Wenn Sie Unterstützung im projektmanagemen und insb. bei der Planung mit MS-Project benötigen, dann sprechen Sie uns gerne an. Sie erreichen mich unter peter.graetz@dreikann.com