Projektmanagement für IT Changeprojekte

Change- Projektmanagent

Projektmanagement Gantt Chart

Changeprojekte reibungslos einführen!

Changeprojekte in der IT werden häufig durch zwei Methoden geprägt. PMI aus den USA und Prince2 aus England. Unabhängig davon welche Projektmethodik man wählt um eine Veränderung in der IT planerisch umzusetzen gibt es aber noch viele Unternehmen die kein- oder nur ein sehr rudimentäres Projektmanagement einsetzen. Oder Sie überlassen eine Veränderung der Infrastruktur mangels eigenere Projektressourcen einem Lieferanten der Hardware oder Software.

Aus unserer Sicht kann das ein kardinaler Fehler sein, denn in aller Regel geht der Lieferant nur bedingt auf die Belange des Auftraggebers ein. Er betrachtet meist nur den Teil der Umsetztungsmaßnahme die direkt seine Hard- und Software betrifft, nicht aber etwaige Abhängigkeiten, Schnittstellen und Organisatorische Dinge die aber häufig in solchen ‚Change‘ – Projekten vorkommen.

Ein Beispiel: Eine größere Applikation im Unternehmen soll getauscht werden und Sie haben ausgeschrieben und sich bereits für Lieferant XYZ entschieden. Der Lieferant von XYZ bietet günstig auch gleich das Projektmanagement dazu. Ist das ein Vorteil? Nun ja, aus Kostengesichtspunkt vielleicht schon, denn es scheint so als ob das Projektmanagement kostengünsitger ist und Sie auch keine eigenen Ressourcen benötigen. Wenn Sie die Kalkulation von Projektmanagement kennen, dann erscheint der Lieferant im Vergleich günstig. Wo ist der Hacken?

Sicher ist, dass Sie genau das für ihr Geld bekommen für das Sie auch bezahlen. Wenn zum beispiel das Projektmanagement beim lieferanten XYZ nur halb soviel kostet wie ein vergleichbarer externer Projektmanager, dann bekommen Sie auch nur 50% von dem was ein externer tun würde. Wenn Sie dann nicht exakt wissen was konkret zu tun ist und dieses vor dem Auftrag mit XYZ verhandeln, dann stellen Sie sich besser darauf ein, im Laufe des Projektes einige ‚ad hoc‘ Aufgaben nebenbei selber erledigen zu müssen.  Alternativ können Sie auch ihren Lieferanten für den entstehenden Mehraufwand zusätzlich beauftragen. Oft aber dann zu ganz anderen Konditionen! Wenn er überhaupt bereit ist zusätzliche Aufgaben zu übernehmen.

Der Lieferant hat sich wenig bis gar nicht mit Ihrer Organisation beschäftigt und kennt deshalb auch Details nicht, die Sie von anderen IT Organisationen unterscheidet. Häufig entstehen bei solchen Projekten die von Herstellern gemanaged werden lange ‚Nachbearbeitungsphasen‘ und nicht immer trennt man sich freundschaftlich. Das der Lieferant für jede zusätzliche Aufgabe die Hand aufhält ist obligatorisch. Letztendlich wird aus dem Schnäppchen ein Dauerzuschussprojekt.  Kommt Ihnen das bekannt vor ?

Besser wäre auf jeden Fall einen Projektleiter aus der eigenen Organisation oder einen Externen Projekt-Dienstleiter der nicht vom Lieferenten gestellt wurde mit dem man ggf. langfristig planen kann und der dann auch die eigene Organisation gut kennt. Er kennt solche Projekte schon von anderen Kunden und übernimmt die Sichtweise ihrer IT und sorgt dafür, das alle offenen Punkte die das Projekt tangieren aufgezeigt und koordiniert werden.

Sie fragen jetzt vielleicht was denn das für Punkte sein sollen die XYZ nicht beachtet ?

Ok, hier einige Beispiele aus meiner Erfahrung die gerne mal vergessen werden ….

  • wer muss alles von dem Projekt regelmässig informiert werden?
  • ist SOX Konformität gefordert ?
  • Passen die derzeitigen Abläufe mit dem neuen Werkzeug, der neuen Applikation zusammen?
  • Was konkret ändert sich in der Organisation ?
  • ist BCM notwendig?
  • Betrifft das Projekt eine Änderung der Arbeit von Mitarbeitern? (Mitbestimmungspflicht)
  • Ändert sich etwas am Reporting?
  • Testen der neuen Umgebung des neuen Werkzeuges. (Wurde z.B. an Lasttests, Latency tests gedacht)
  • Wurde das Training der Mitarbeiter; Nachbearbeitungszeiten; Einweisung spezieller Teilnehmer berücksichtigt
  • Sind neue Dokumente/Unterlagen notwendig?
  • Sind Vertragsanpassungen notwendig?
  • Ist eine Absprache mit anderen Lieferanten notwendig
  • Ist ein Anpassen von SLAs notwendig ?
  • Wurden ggf. Aufräumarbeiten,  Entsorgung des alt Equipment eingeplant.
  • Garantieabwicklung & Upgrades während des Projekts und danach (z.B. bei langer Projektlaufzeit sind ihre Applikationen nach der Einführung bereits wieder upzudaten)
  • usw.

In unserer Arbeit als ITSM Projektmanager haben wir uns eine Expertise für Änderungsprojekte erarbeitet und gerade am Anfang ist es wichtig das der Zug mit allen Rädern auf den Gleisen sitzt! Was am Anfang in der Verhandlung und Planung vergessen wird ist später nur mit erheblichen Aufwand und zusätzlichen Kosten wieder einzuholen. Wenn überhaupt !

Dreikann betrachtet ein Kundenprojekt aus dem Blickwinkel des Kunden und nicht aus dem eines Herstellers bzw. Lieferanten von Soft-oder Hardware. Wir bringen viele Jahre Erfahrung für Änderungsprojekte an den Tisch. Sie können sicher sein, das keine wesentlichen Dinge vergessen werden.

Mit unserer Methode Projekte anzugehen sind sie viel schneller mit einer Planung fertig und die Projekte die wir gemanaged hatten immer 100% zufriedene Kunden.

Geben Sie uns eine Chance Sie zu unterstützen und rufen Sie uns an unter der Telefonnummer 02822-7131-650 oder schreiben Sie mir an peter.graetz@dreikann.com